Zeitgemäßes Flottenmanagement: Wie innovative IT-Systeme Fuhrparkmanager unterstützen

Unabhängig davon, ob es um die Bestellung von Fahrzeugen geht, das Anlegen von Stammdaten, die Prüfung von Rechnungen oder Abwicklung von Schadensfällen: Ohne innovative IT-Unterstützung ist dies für Fuhrparkmanager heute kaum noch möglich. Dies gilt selbst für Fahrzeugpools von kleinen Unternehmen.

Die Mobilität befindet sich zurzeit in einem großen Wandel. Um bei diesen rasanten Veränderungen Schritt halten zu können, stellen automatisierte Prozesse eine grundlegende Voraussetzung dar. Sie sind vor allem nötig, um kosteneffizient handeln zu können.

Allerdings ist es für Fuhrparkmanager bei dem großen Angebot gar nicht mehr so einfach, die IT-Anwendungen zu finden, die zu den individuellen Anforderungen passen.

Nicht alle technischen Möglichkeiten sind sinnvoll

Im ersten Schritt des Auswahlprozesses ist die Entscheidung zu treffen, welche Informationen für eine effektive Steuerung des Fuhrparks benötigt werden, um die individuellen Unternehmensziele zu erreichen. Im Vorfeld vernachlässigen Fuhrparkmanager leider häufig die Dinge, die sie wirklich brauchen. Sie lassen sich vielmehr von den zahlreichen Funktionen der modernen IT-Systeme verführen.

Jedoch zeigen sich längst nicht alle Anwendungen und Funktionen, die technisch möglich sind, auch aus einer wirtschaftlichen Perspektive für das jeweilige Unternehmen als sinnvoll. Die Systeme müssen schließlich auch mit den entsprechenden Informationen gefüllt werden.

Daher müssen sich die Verantwortlichen vor ihrer finalen Entscheidung im Klaren darüber sein, welche Prozesse sie mit Hilfe der entsprechenden Systeme wirklich sinnvoll unterstützen können. Dazu gehört auch ein Blick auf die verfügbaren Schnittstellen und die Ziele, die mit der Implementierung erreicht werden sollen.Wichtige Basis: Die grundlegenden IT-Strukturen

Ebenfalls dürfen nicht die grundlegenden IT-Strukturen des Unternehmens für ein reibungsloses Flottenmanagement vernachlässigt werden. Diese stellen schließlich die Basis für alle weiteren genutzten Anwendungen dar.

Premium IT-Services für Kleinunternehmen können in diesem Zusammenhang eine überaus hilfreiche Beratung liefern und auch bei der Einrichtung der entsprechenden Computer und Netzwerke qualifiziert unterstützen beziehungsweise diese übernehmen. Auf diese Weise wird unter anderem sichergestellt, dass sich auf einen sicheren Internetzugang verlassen werden kann und das Risiko für Datenverluste überschaubar ausfällt. Fuhrparkmanager müssen sich somit nicht selbständig um das Thema IT kümmern. Ihnen bleibt dadurch mehr Zeit für ihre eigentlichen Kernaufgaben.

Cloud-Service, lokales oder webbasiertes System?

Abhängig von den individuellen Anforderungen sind in einigen Fuhrparks schon die simplen Standardversionen ausreichend, um informative Analysen und Auswertungen zu erstellen. Diese umfassen dann etwa die Basisinformationen zu Fahrer, Leasingvertrag und Fahrzeugdaten.

Zeigt sich der Fahrzeugpool jedoch als umfassender, beispielsweise bei Autohäusern, werden weiterführende Funktionen benötigt. Zu diesen gehören unter anderem Reservierungen, eine grafische Disposition, ein elektronisches Fahrtenbuch, eine Führerscheinkontrolle, ein elektronischer Schlüsselkasten sowie die Fahrer- und Kundenverwaltung.

Fuhrparksysteme basieren heute vorrangig auf drei verschiedenen Funktionsweisen. Diese bestehen in cloudbasierten Anwendungen, Web-Lösungen und Standard-Softwareprogrammen. Vor allem bei den Standard-Softwareanwendungen ist es häufig allerdings sehr aufwendig, auch individuelle Prozesse zu integrieren. Auch die Individualisierungsmöglichkeiten bei den Online-Systemen fallen in der Regel recht beschränkt aus.

Anders sieht das bei den Cloud-Diensten aus. Diese zeichnen sich heute durch eine sehr gute Skalierbarkeit auf die individuellen Anforderungen der Nutzer aus. Darüber hinaus lassen sich diese besonders schnell und einfach implementieren, ermöglichen ein dezentrales Arbeiten und beanspruchen keine Ressourcen der internen IT-Abteilung. Viele Eingaben von Daten lassen sich zudem mit den Cloud-Technologien automatisieren. Unternehmen können dadurch viel Zeit einsparen, die sie wiederum in ihr Kerngeschäft investieren können.

Dennoch sollte vor allem bei den Cloud-Diensten ein besonderes Augenmerk auf den Datenschutz gelegt werden. Idealerweise fällt die Entscheidung so auf einen Anbieter, der seine Server in Deutschland oder zumindest in Europa betreibt. Diese stellen sicher, dass der Umgang mit den hinterlegten Daten den hohen Anforderungen der aktuellen DSGVO vollumfänglich entspricht.